FAQ

Le terme « Ombudsman » est né en Suède, où le premier Ombudsman, nommé en 1809, était un fonctionnaire qui recevait et traitait les plaintes de citoyens à l’encontre d’administrations publiques ou d’agents de l’État. Un Ombudsman œuvrant dans une organisation a pour vocation de régler des conflits, des problèmes ou des litiges, et d’être à l’écoute des préoccupations du personnel. Il/elle est mandaté(e) pour faire la lumière sur des faits de manière informelle, mais ne peut ouvrir une enquête formelle, ni prendre des décisions administratives. Le terme désigne à l’origine aussi bien un homme qu’une femme.

Un Ombudsman est une personne neutre, indépendante, impartiale et agissant à titre informel, qui aide des parties à résoudre un désaccord en facilitant le dialogue et en pratiquant l’écoute active, la diplomatie de la navette et la médiation. Il contribue à trouver des solutions à un large éventail de différends sur le lieu de travail. Il peut être contacté à tout stade d’un désaccord afin d’apporter une assistance sur tout problème professionnel pour lequel un traitement hors des voies officielles serait utile.

Un médiateur cherche à aider des parties à comprendre ensemble ce qui les oppose et à œuvrer à un règlement concret et durable de ce litige.

Le personnel et les non-fonctionnaires en activité au sein du PNUD, du FNUAP, de l’UNICEF, de l’UNOPS et d’ONU Femmes peuvent s’adresser au Bureau de l’Ombudsman. Les anciens membres du personnel peuvent eux aussi contacter le Bureau dans l’année qui suit la fin de leur activité ou de leur contrat. On peut se rendre au siège du Bureau (304 East 45th St, Room FF-671, New York, NY 10017, États-Unis) ou solliciter les services d’ombudsman ou de médiation par téléphone (+1 646 781 4083), par télécopie (+1 212 906 6281) ou par courrier électronique (ombudsmediation@fpombudsman.org).

Outre les membres du personnel individuels, l’Administration, le Tribunal d’appel et le Tribunal du contentieux administratif des Nations Unies, ainsi que le Bureau de l’aide juridique au personnel, ou d’autres bureaux analogues, peuvent saisir le au Bureau de l’Ombudsman.

Rémunération et avantages Traitement, pension, congés, assurance maladie, divers droits Relations d’évaluation Problèmes entre supérieurs et subordonnés Relations avec les pairs et les collègues Problèmes entre collègues SANS liens hiérarchiques Emploi et progression de la carrière Problèmes influant sur les conditions d’emploi ou sur la progression de la carrière : recrutement, contrat, descriptif/classification du poste, formation, promotion, mutation et rotation, départ, suppression du poste et retraite. Droit, réglementation, aspects financiers et conformité Harcèlement, discrimination, représailles, équilibre hommes/femmes et géographique ; procédures d’enquête/disciplinaires, gaspillages, fraude et détournement de fonds Sécurité, santé, bien-être, stress et politique permettant de concilier vie professionnelle et vie privée Conditions de travail ; bien-être général et stress ; prise en compte du handicap ou d’autres problèmes de santé ; santé et sécurité Questions liées aux services/administratives Réactivité, rapidité et nature de l’intervention/des services émanant des fonctions liées au personnel (ressources humaines, caisse de retraite, fiscalité, etc…) Organisation, leadership et encadrement Climat au sein de l’organisation, moral, culture, communication ; gestion du changement, leadership dans l’organisation et styles de gestion Valeurs, éthique et normes Problèmes relatifs aux valeurs fondamentales des Nations Unies → Cliquez ici pour consulter la liste des problèmes fréquents (PDF)

Le Bureau s’efforce en permanence de répondre aux demandes le plus rapidement possible, c’est-à-dire, en général, sous deux jours ouvrés.

L’expérience montre que, si les parties en conflit font preuve de bonne volonté, une solution peut être trouvée pour la quasi-totalité des désaccords survenant sur le lieu de travail. Un Ombudsman peut aider chaque partie à comprendre la situation de l’autre, ce qui donnera aux deux parties les moyens de prendre elles-mêmes des décisions. Dans certains cas, il s’avère trop difficile d’agir rapidement, et le règlement du différend est parfois long. La complexité des problèmes en jeu et le nombre de parties concernées peuvent aussi influer sur la rapidité du règlement.

Un Ombudsman traite tous les cas portés à son attention en toute confidentialité. Rien n’est fait sans l’aval de la personne qui le saisit. L’Ombudsman conserve en lieu sûr les informations recueillies. Cependant, avec l’accord oral ou écrit du requérant, il peut les communiquer à d’autres parties au différend ou à des personnes susceptibles de prendre des mesures pour régler le litige. Afin de garantir une confidentialité absolue, l’Ombudsman doit être à l’abri de toute demande d’un échelon de l’organisation souhaitant obtenir une information ou un document concernant un client. La seule exception, laissée entièrement à l’appréciation de l’Ombudsman, est le cas d’une menace imminente d’un grave préjudice. On attend des personnes qui font appel aux services d’un Ombudsman qu’elles respectent le même degré de confidentialité que celui garanti par l’Ombudsman.

On peut contacter un Ombudsman à tout moment lors d’un différend, y compris quand une procédure formelle est en cours. Conformément à l’article II, 18 des Statuts du Tribunal d’appel des Nations Unies, « le règlement à l’amiable des différends est un élément crucial du système d’administration de la justice, et souligne que la procédure non formelle doit être empruntée dans toute la mesure possible pour faire l’économie de contentieux inutiles ». À tout moment de la procédure, y compris lors de l’audience, le Tribunal d’appel peut proposer aux parties de soumettre le cas à une médiation, ce qui suspend la procédure formelle.

Le système de résolution des conflits à l’amiable offre la possibilité de régler en toute confidentialité un problème sensible. Le visiteur disposera ainsi des moyens nécessaires pour définir lui-même la solution qu’il convient, et une telle démarche peut garantir une certaine pérennité. De surcroît, elle limite les coûts de contentieux et elle est rapide, tournée vers l’avenir et très flexible.

Les services du Bureau de l’Ombudsman peuvent largement contribuer à des changements systémiques dans l’organisation, principalement en repérant les tendances et anomalies qui sont à l’origine d’un différend ou d’un traitement inéquitable. Par conséquent, le Bureau de l’Ombudsman a le devoir de promouvoir une meilleure harmonie sur le lieu de travail. Ses rapports annuels analysent les grands problèmes apparus l’année précédente. Sur la base de cette analyse, le Bureau recommande de faire évoluer la réglementation, les procédures, les styles de management ou environnements de travail.

• Agir comme instance de notification et recevoir des rapports pour le compte de l’Organisation ;Notifier à l’Organisation tout soupçon de comportement impropre ;
• Lancer des investigations (il convient dans ce cas de s’adresser au Bureau de l’audit et des investigations) ;
• Instaurer des mesures disciplinaires ;
• Prendre parti dans un conflit ;
• Prendre des décisions formelles ou contraignantes pour l’administration et l’encadrement ;
• Faciliter toute mesure supplémentaire sans l’autorisation expresse de la personne qui l’a saisi ;
• Divulguer tout type d’information ou de document à caractère confidentiel ;
• Participer en qualité de témoin à une procédure judiciaire, une enquête officielle ou une audience administrative formelle ;
• Travailler hors de sa sphère de compétence et, par là-même, empiéter sur l’activité d’autres bureaux des Nations Unies, tels que le Bureau de l’aide juridique au personnel, le Bureau de l’éthique ou le Bureau de l’audit et des investigations.

TL programme RWA est un réseau de collègues bénévoles qui apportent une assistance informelle et confidentielle au personnel confronté à une situation difficile sur son lieu de travail. Ces bénévoles sont désignés par leurs collègues et agissent comme pairs de confiance pour les personnes qui ont besoin d’être aidées pour des problèmes qu’elles rencontrent au travail. Ils donnent des conseils et ne s’impliquent pas directement dans le différend. Ce programme a été introduit à titre pilote au sein de l’UNICEF. Pour toute question supplémentaire sur la manière de le mettre en place dans votre bureau, veuillez envoyer un courrier électronique à l’adresse suivante: ombudmediation@fpombudsman.org

La disposition 11.2 (c) du Règlement du personnel indique: “Pour être recevable, toute demande de contrôle hiérarchique doit être adressée au Secrétaire général dans les 60 jours qui suivent la date à laquelle le fonctionnaire a été informé de la décision administrative qu’il entend contester. Le Secrétaire general peut proroger ce délai, dans les conditions fixées par lui, en attendant l’issue de toutes tentatives de règlement amiable menées par le Bureau de l’Ombudsman.” Prendre simplement contact avec le Bureau de l’Ombudsman NE va pas allonger automatiquement le délai de contestation d’une décision administrative, ni le délai de dépôt d’une requête auprès du Tribunal d’appel des Nations Unies. Avant toute recommandation d’extension du délai, l’Ombudsman doit considérer que le différend se prête à un règlement à l’amiable. On trouvera de plus amples informations sur les délais importants à respecter à l’adresse suivante: http://www.un.org/fr/oaj/unjs/timelines.shtml

Le Bureau de l’Ombudsman pour les fonds et programmes des Nations Unies est saisi par des titulaires d’un contrat signé avec l’une des organisations suivantes : PNUD, FNUAP, UNICEF, UNOPS et ONU Femmes. Les titulaires d’un contrat administrés par le PNUD mais employés par d’autres organisations sont également concernés. Le Bureau de l’Ombudsman pour les fonds et programmes des Nations Unies, l’Ombudsman pour le Secrétariat et l’Ombudsman de l’UNHCR sont trois grandes composantes du Bureau des services de médiation et d’ombudsman des Nations Unies (UNOMS). En fonction du problème que vous rencontrez ou de la nature de votre contrat, nous vous orienterons vers le bureau de l’Ombudsman approprié.