Preguntas Frecuentes

¿Qué es un Ombudsman?

El término “Ombudsman” nació en Suecia, donde el primer Ombudsman, nombrado en 1809, era un funcionario público que recibía e investigaba denuncias de los ciudadanos contra agencias gubernamentales u oficiales. Un Ombudsman institucional ofrece servicios para resolver controversias, problemas o conflictos y escuchar las inquietudes de los empleados de una organización. Tiene el mandato de investigar hechos de manera informal, pero no puede llevar a cabo investigaciones formales ni puede tomar decisiones administrativas. El origen del término es neutro en cuanto al género.

¿Qué función cumple un Ombudsman?

Un Ombudsman es neutral, independiente, informal e imparcial y ayuda a las partes a resolver desacuerdos a través del diálogo, la escucha activa, la diplomacia itinerante y la mediación. Ayuda a encontrar soluciones a una amplia variedad de controversias en el lugar de trabajo. Las personas se pueden comunicar con un Ombudsman en cualquier etapa de un desacuerdo en busca de ayuda sobre cualquier problema relacionado con el trabajo en el que podría ser útil contar con una perspectiva externa a los canales formales.

¿Qué es un mediador?

Un mediador busca ayudar a las partes a desarrollar una comprensión mutua de la controversia y trabaja para lograr una solución práctica y duradera a un conflict.

¿Quién puede solicitar los servicios del Ombudsman?

Los miembros pertenecientes o no al personal en servicio activo del PNUD, FNUAP, UNICEF, UNOPS y ONU-Mujeres pueden solicitar los servicios de la Oficina del Ombudsman. Los funcionarios antiguos, en un período menor a un año de la rescisión de contrato de servicio o al terminar el contrato, también tienen la posibilidad de comunicarse con la Oficina. Se puede visitar la Oficina en la dirección de su sede (304 East 45th St, Room FF-671, New York, NY 10017, USA) o solicitar los Servicios de Mediación o el Ombudsman a través de teléfono (+1 646 781 4083), fax (+1 212 906 6281) o correo electrónico (ombudsmediation@fpombudsman.org).

¿Quién puede derivar un asunto a la Oficina del Ombudsman?

Además de los funcionarios, pueden derivar un asunto a la Oficina del Ombudsman la Administración, los Tribunales Contencioso Administrativo o de Apelaciones de Naciones Unidas y también la Oficina de Asistencia Jurídica para el Personal u otras Oficinas similares.

¿Qué tipos de temas cubre la ayuda de un Ombudsman?

Compensación y beneficios Sueldos, pensiones, licencias, seguro de salud, derechos diversos.

Relaciones evaluativas Problemas entre colegas con relaciones de supervisión.

Relaciones entre pares y colegas Problemas entre colegas SIN relaciones de supervisión.

Carrera laboral Problemas que generen impacto en las condiciones laborales o el avance en la carrera del visitante: contratación, contrato, descripción/clasificación del trabajo, capacitación, promoción, transferencia y rotación, rescisión de contrato, supresión de cargos y procesos de jubilación.

Problemas jurídicos, reglamentarios, financieros y de cumplimiento Acoso, discriminación, represalia, equilibrio geográfico o de género;  procesos investigativos/disciplinarios, despilfarro, fraude y malversación de fondos.

Seguridad, salud, bienestar, estrés y política de trabajo/vida Condiciones laborales; bienestar general y estrés; arreglos para condiciones de salud o discapacidad; problemas de salud y seguridad

Servicios/administración Capacidad de respuesta, puntualidad y naturaleza de la respuesta/los servicios de las secciones que prestan servicios al personal (Recursos Humanos, fondo de pensiones, unidad tributaria, etc…)

Liderazgo y gestión institucional Clima institucional, moral, cultura, comunicación; gestión del cambio, problemas de liderazgo en los estilos de gestión y organización

Valores, ética y normas Problemas relacionados con los valores fundamentales de Naciones Unidas

→ Haga clic aquí para ver la Lista de problemas comunes (PDF)

¿Qué tan rápido puedo hablar con un Ombudsman?

La Oficina hace un esfuerzo constante por responder las solicitudes lo antes posible, lo que suele suceder dentro de dos días hábiles.

¿Qué tan pronto puede un Ombudsman solucionar mi conflicto?

La experiencia ha demostrado que si las partes en un conflicto muestran buena voluntad, se puede encontrar una solución en casi todos los desacuerdos laborales. Un Ombudsman puede aumentar la comprensión mutua de la situación profesional de cada parte en el conflicto, empoderándolas para tomar decisiones propias. En algunos casos, resulta muy difícil llevar a cabo una acción rápida y una solución puede tardar mucho tiempo. La complejidad del conflicto y la cantidad de partes implicadas también influyen en la rapidez de la solución.

¿Un visitante de la Oficina del Ombudsman tiene la obligación de respetar la confidencialidad?

Un ombudsman trata con estricta confidencialidad todos los asuntos que se le encomiendan. No toma ninguna medida respecto de una denuncia sin la autorización del denunciante. La información que mantiene un Ombudsman está segura, sin embargo, con la autorización verbal o escrita del denunciante, el Ombudsman puede compartirla con otras personas involucradas en la controversia o con personas que pueden tomar medidas para resolver el conflicto. A fin de garantizar la confidencialidad absoluta, un Ombudsman gozará de inmunidad ante cualquier demanda en cualquier nivel de la Organización de revelar información o documentación relativa a un cliente. La única excepción a esta regla, que queda a discreción absoluta del Ombudsman, es cuando parezca existir una amenaza inminente de perjuicio grave. También se espera que las personas que buscan los servicios de un Ombudsman adhieran al mismo grado de confidencialidad que aquél garantizado por el Ombudsman.

¿El personal debería buscar solucionar un conflicto de manera informal a través de un Ombudsman antes de acercarse a los canales formales?

Se puede tomar contacto con un Ombudsman en cualquier momento durante un conflicto, incluso cuando se ha adoptado procedimientos formales. El Estatuto del Tribunal Contencioso Administrativo de Naciones Unidas en el Art. II, 18 “Reafirma que la solución informal de conflictos es un element decisivo del sistema de administración de justicia y destaca que debe hacerse todo el uso posible del sistema informal a fin de evitar litigios innecesarios”. En cualquier momento durante el proceso, incluso en la audiencia, el Tribunal Contencioso Administrativo puede proponer a las partes la derivación del caso para mediación. Esto suspendería la instancia formal.

¿Cuáles son las ventajas de comunicarse con la Oficina del ombudsman antes de presentar una denuncia?

El sistema informal de solución de conflictos ofrece al visitante la posibilidad de resolver un asunto sensible en forma confidencial. El visitante podrá encontrar su propia solución y este enfoque garantiza mayor sostenibilidad. Además, minimiza los costos de litigios y es un proceso rápido, vanguardista y altamente flexible.

¿El Ombudsman entrega observaciones a la administración respecto de las inquietudes que recibe?

Los servicios que ofrece la Oficina del Ombudsman pueden ser un instrumento importante para lograr cambios sistémicos en la organización, principalmente a través de la identificación de tendencias y anomalías que generan controversias y trato injusto. Por ende, la Oficina del Ombudsman tiene el deber de promover una mayor armonía en el lugar de trabajo. En los informes anuales, se analizan las principales problemáticas que surgieron durante el año anterior. A partir de este análisis, la Oficina recomienda cambios en los reglamentos, los procedimientos, los estilos de gestión y los entornos laborales.

¿Qué cosas NO puede hacer la Oficina del Ombudsman?
  • Actuar como una Oficina de Notificación y recibir informes en nombre de la Organización;Informar de sospechas de conducta indebida a la organización;
  • Investigar un caso (función de la Oficina de Auditoría e Investigaciones);
  • Instituir medidas disciplinarias;
  • Tomar parte dentro de un conflicto;
  • Tomar decisiones que sean formales u obligatorias para la administración y gestión;
  • Facilitar cualquier movimiento sin la autorización expresa del visitante;
  • Divulgar cualquier tipo de registro o información confidencial;
  • Participar como testigo en un proceso judicial formal, en una investigación o audiencia administrative;
  • Trabajar fuera de sus competencias y por ende, afectar la labor de otras Oficinas de Naciones Unidas, como la Oficina de Asistencia Letrada al Personal, la Oficina de Ética o la Oficina de Auditoría e Investigaciones.
¿Qué es el Programa Asesores para un lugar de trabajo respetuoso (Respectful Workplace Advisors o RWA)?

El RWA es una red de colegas voluntarios que sirve como fuente informal y confidencial de asistencia para miembros del personal que enfrentan situaciones laborales complejas. Son nombrados por sus propios colegas y actúan como pares confiables para quienes necesitan ayuda con problemas que enfrentan en la Oficina. Ofrece orientación y no se involucra directamente en el conflicto. En la actualidad, el programa se está aplicando en forma experimental en UNICEF. Si tiene más preguntas acerca de cómo iniciar el programa en su Oficina, envíe un correo electrónico a ombudsmediation@fpombudsman.org.

¿De qué modo afectan los plazos de la Administración de Justicia de Naciones Unidas en la labor de la Oficina del Ombudsman?

La regla 11.2 (c) para el personal señala, “el Secretario General no aceptará una solicitud de evaluación de la administración a menos que esta se envíe dentro de sesenta días corridos a partir de la fecha en que el funcionario recibió la notificación de la decisión administrativa que desea impugnar. Este plazo podrá ampliarse por el Secretario General a la espera de las gestiones de solución informal que lleva a cabo la Oficina del Ombudsman, según las condiciones especificadas por el Secretario General”.

El solo hecho de comunicarse con la Oficina del Ombudsman NO amplía automáticamente el plazo para impugnar una decisión administrativa ni para presentar una solitud ante el Tribunal Contencioso Administrativo de Naciones Unidas. Es necesario que el Ombudsman concluya que la controversia puede tener una solución informal antes de recomendar la extensión de plazos. Encontrará más información sobre plazos importantes en: http://www.un.org/es/oaj/unjs/timelines.shtml.

No estoy muy seguro a qué Oficina de Ombudsman acercarme. ¿Me pueden ayudar?

La Oficina del Ombudsman para Fondos y Programas de Naciones Unidas recibe denuncias de todos los titulares de contratos de las siguientes organizaciones: PNUD, FNUAP, UNICEF, UNOPS y ONU-Mujeres, incluso aquellos administrados por el PNUD pero empleados en otras organizaciones. La Oficina del Ombudsman para Fondos y Programas de Naciones Unidas, la Oficina del Ombudsman para la Secretaría y la Oficina del Ombudsman para ACNUR son tres columnas que conforman la Oficina del Ombudsman y de Servicios de Mediación de las Naciones Unidas (UNOMS). Según la problemática y el contrato que usted tenga, nuestra Oficina podría orientarlo respecto de la Oficina del Ombudsman adecuada para su caso.