La saison des conversations difficiles
Le début de l’année civile coïncide avec les évaluations de la performance et les plans de travail annuels. C’est souvent une période de renouveau où l’on peut décider d’aborder des questions laissées de côté depuis quelque temps. C’est, en ce sens, la saison des conversations difficiles.
Au Bureau de l’Ombudsman, nous aidons non seulement à traiter les conflits au travail, mais nous renforçons aussi les compétences du personnel des fonds et programmes des Nations Unies pour l’aider à aborder et gérer les conflits plus efficacement. Une communication efficace et adaptée est essentielle à cette démarche.
Ce mois-ci, nous partagerons quelques idées et outils que le Bureau a trouvés utiles pour la “saison des conversations difficiles”, tant pour les responsables que pour les membres d’équipe qui doivent soulever un problème. Pour commencer, voici quelques rappels :
- Clarté : préparez-vous à être clair et précis – donnez des exemples si possible.
- Empathie : abordez la conversation avec empathie et compréhension. N’oubliez pas que la conversation est difficile pour une raison. L’écoute active et la reconnaissance des émotions sont des étapes importantes d’une approche empathique.
- Équilibre : vous pouvez être pressé de faire passer votre message, mais veillez à maintenir l’équilibre nécessaire entre parler et écouter. Poser des questions ouvertes peut être utile lorsque cet équilibre semble absent.
- Adaptation : si la situation n’évolue pas comme vous l’espériez, soyez prêt à vous adapter. N’oubliez pas que l’autre personne peut ressentir des émotions qui empêchent son esprit et son corps de recevoir réellement le message que vous avez préparé. Vous devrez peut-être l’aider à se sentir comprise et écoutée, voire interrompre la conversation et la reprendre à un moment plus propice.
- Recherche de solutions : essayez d’aborder les conversations dans une perspective d’avenir. Rechercher des responsables et ressasser le passé est souvent une perte de temps et d’énergie. Soyez prêt à élaborer avec l’autre personne une liste des prochaines étapes.
- Suivi : une fois les étapes convenues, le suivi est essentiel. C’est ainsi que les conversations deviennent des actions, puis des améliorations. Prévoir des échanges réguliers peut aussi être utile.
Restez à l’écoute. La semaine prochaine, nous partagerons le premier épisode de notre “Ombudscast”, un podcast du Bureau de l’Ombudsman chargé des fonds et programmes des Nations Unies consacré aux conversations difficiles.