En tout état de cause, l’Ombudsman ne mentionne jamais le nom du titulaire du contrat sans l’aval de ce dernier. À ce propos, il est souvent précisé pendant les discussions préliminaires si le titulaire du contrat donne à l’Ombudsman toute latitude pour se renseigner en son nom.
Le principe de confidentialité s’applique dans les deux sens : les visiteurs du Bureau de l’Ombudsman sont à leur tour tenus de respecter la plus stricte confidentialité, et bénéficient également de la protection de la confidentialité de leurs discussions et de toutes les autres communications avec l’Ombudsman.
Il convient de souligner qu’il n’y a qu’une seule exception à ce privilège de confidentialité : « lorsqu’il semble exister un risque imminent de grave préjudice ».
Impartialité et Neutralité
Un Ombudsman ne peut pas se faire l’avocat de toute partie à un différend et n’est pas non plus en situation de condamner, mais doit plutôt s’assurer de la régularité de la procédure. Si l’Ombudsman estime que la justice n’a pas été rendue dans une affaire donnée, il adressera une recommandation à l’organe exécutif. Un Ombudsman ne rend ni n’exécute aucune décision ; son rôle consiste à s’efforcer de trouver un règlement équitable pour tout différend dont il est saisi.
Indépendance
Le Bureau de l’Ombudsman bénéficie d’une entière indépendance structurelle et fonctionnelle vis-à-vis des autres entités et fonctionnaires de l’organisation. L’Ombudsman rend compte du travail du Bureau aux organisations via son rapport annuel. Il organise également des réunions informelles avec les dirigeants exécutifs des organisations.
Informalité
L’Ombudsman ne prend part à aucune procédure judiciaire ou administrative formelle des fonds des programmes relative aux différends ou aux problèmes sur le lieu de travail.
